Systemy kancelaryjne

Dziennikowe | Bezdziennikowe | Mieszane

Systemy kancelaryjne dziennikowe

Mechanizm polegający na rejestracji oraz kwitowaniu odbioru dokumentów w przygotowanej do tego księdze korespondencyjnej. Jakie informacje powinny się w niej znaleźć? Przede wszystkim dane nadawcy, data oraz znak pisma, a także jego treść. Dzięki takim zapisom możliwy jest szczegółowy monitoring dokumentów, który jednak może okazać się czasochłonny. System kancelaryjny dziennikowy jest narzędziem bardzo biurokratycznym, z surowymi zasadami, uniemożliwiającymi szybkie załatwianie spraw. Ma jednak również potężną zaletę. Mianowicie umożliwia sprawne zlokalizowanie pisma oraz znalezienie osoby, która się nim zajmuje. To również sposób na zbadanie sumienności pracowników. Mechanizm ten ma dwie formy, jedno- lub dwudziennikową. W tym pierwszym przypadku pisma wychodzące i przychodzące zapisywane są w jednej księdze, z prawej oraz z lewej strony w odpowiednich wierszach. W drugim przypadku pisma wychodzące i przychodzące dokumentowane są w dwóch osobnych księgach korespondencyjnych.

Podstawowe czynności wykonywane w tym systemie:

  • rejestracja pisma przychodzącego w księdze korespondencyjnej,
  • przekazanie pisma za pokwitowaniem do odpowiedniego działu (wraz z rejestracją w jego dzienniku),
  • nowe pisma rejestrowane są w księdze, nadaje się im znak i za pokwitowaniem przekazuje do kancelarii,
  • w kancelarii pisma są gromadzone i wpisywane do "pocztowego dziennika podawczego",
  • oryginalne dokumenty przychodzące oraz kopie pism wychodzących przechowywane są w sposób chronologiczny wg dat, aby ułatwić ich odszukanie prowadzone są także alfabetyczne skorowidze.

Systemy kancelaryjne bezdziennikowe

Ta metoda polega na rejestrowaniu wyłącznie poszczególnych spraw, a więc zbiorów dokumentów związanych z konkretną sprawą. Odpowiedzialny jest za to pracownik, który się nią bezpośrednio zajmuje. W tym systemie kancelaryjnym nie rejestruje się pism, lecz sprawy, a następnie poszczególne dokumenty umieszcza się we właściwym segregatorze lub teczce. Przy zastosowaniu tej metody niezbędne jest wcześniejsze precyzyjne określenie zakresu działalności działów lub innych komórek organizacyjnych, a także opracowanie dokładnego sposobu klasyfikowania i oznaczania pism wraz z pracownikami, którzy będą za nie odpowiedzialni.

Muszą oni zarejestrować sprawę w specjalnym spisie, załatwić ją, uzyskać niezbędne podpisy, sporządzając pismo podsumowujące, a następnie wysłać je i umieścić jego kopię we właściwym segregatorze lub teczce.

Główne czynności wykonywane w tym systemie kancelaryjnym:

  • na piśmie, które wpływa do biura notuje się datę jego dostarczenia oraz oznacza się je odpowiednim stemplem wraz z symbolem komórki organizacyjnej, do której powinno być ono przesłane,
  • przekazanie dokumentu we właściwe miejsce i do odpowiedniego pracownika,
  • rejestracja pisma przez pracownika w spisie dotyczącym danej sprawy,
  • sprawa jest załatwiana i formułowana jest odpowiedź, którą następnie wysyła się z sekretariatu,
  • oryginalne dokumenty przychodzące oraz kopie pism, które zostały wysłane, przechowywane są w aktach sprawy.

Nie ulega wątpliwości, że system kancelaryjny bezdziennikowy jest o wiele bardziej ekonomiczny. Należy tutaj zauważyć znacznie szybszy obieg dokumentów niż w metodzie dziennikowej. Konieczne jest jednak wybranie takiego modelu, który będzie w optymalny sposób dostosowany do warunków organizacyjnych firmy, a jednocześnie będzie najprostszy we wdrożeniu i zarazem najtańszy.

Systemy kancelaryjne mieszane

Jest to potoczna nazwa rzeczowych systemów kancelaryjnych, w których rejestracja i układ spraw bazują na wykazie akt. Dopuszcza się jednak w tym przypadku prowadzenie dziennika podawczego do celów ewidencyjnych. Może on polegać na tym, że rejestracją pism zajmują się tylko niektóre działy lub inne komórki organizacyjne w przedsiębiorstwie, bądź też rejestrowane są tylko wybrane rodzaje dokumentów.

Od sprawnej organizacji sekretariatu czy kancelarii zależy szybkość przepływu informacji w firmie. Odpowiednie zarządzanie korespondencją ma więc ogromną rolę w budowaniu sprawności działania przedsiębiorstw. Warto więc postawić na niezawodne mechanizmy, które będą w stanie podnieść wydajność pracy całego zespołu.

Kontakt z konsultantem

Dziękujemy za zainteresowanie ofertą ADS. Proszę o podanie nr telefonu kontaktowego bądź adresu e-mail, a nasz konsultant skontaktuje się z Państwem. więcej